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Foire aux questions Covid-19

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Chers adhérents,

En cette période de crise sanitaire liée au Covid-19, un grand nombre d’entre vous, se pose beaucoup de questions, voici ci-dessous des éléments de réponses.

 

1 / En cas d’annulation d’une manifestation à cause des règles imposées pour luter contre la propagation du Covid-19, allons-nous percevoir les subventions qui nous avaient été confirmées par les collectivités ?

Nous vous faisons part de la réponse ci-dessous, en collaboration avec notre partenaire l’AMF (l’Association des Maires de France).

 

Conséquences de l’état d’urgence sur les budgets locaux : ce qu’il faut retenir.

L’actuelle crise sanitaire et l’instauration, ce matin, de l’état d’urgence, auront des conséquences directes et très concrètes sur les dossiers budgétaires et comptables des collectivités territoriales. Premières explications, en attendant la publication imminente des ordonnances sur le sujet.

Le vote du budget reporté au 31 juillet

L’une des questions qui préoccupe le plus les maires est celle du vote du budget primitif. Pour les collectivités qui n’ont pas voté ce budget avant le premier tour, la loi publiée ce matin est parfaitement claire : le vote doit intervenir avant le 31 juillet. Par ailleurs, pour toutes les collectivités, le 31 juillet a également été retenu pour l’arrêté du compte de gestion et du compte administratif 2019. Pour ces deux documents, les modalités d’adoption et d’exécution seront déterminées par ordonnance.

Engagement des dépenses

Autre inquiétude récurrente : comment payer les salaires et les factures, comment verser les subventions aux associations, peut-on engager des dépenses d’investissement en attendant le vote du budget ?

Pour la première question, le droit commun prévoit déjà que pour les dépenses de fonctionnement, il est possible « d’engager, liquider et mandater » les dépenses dans la limite de celles de l’année précédente, sans avoir besoin de convoquer l’assemblée délibérante.

Pour les subventions aux associations, les choses sont plus compliquées : dans le cas d’une avance sur subvention à une association, une délibération reste nécessaire. Dans ce cas, les communes pourront recourir à une délibération à distance, puisque la nouvelle loi prévoit la possibilité de mettre en œuvre – sauf pour les votes à bulletin secret – « un dispositif de vote électronique ou par correspondance » dans les organes délibérants des collectivités et des EPCI. Ce dispositif ne sera opérant que lorsqu’un décret sera paru.

Pour ce qui concerne l’investissement, la loi a prévu une dérogation au droit commun : sept douzièmes des dépenses d’investissements de 2019 peuvent être reconduits sans convocation de l’assemblée délibérante.

Rappelons que la loi prolonge le mandat des équipes sortantes, qu’ils aient été réélus le 15 mars ou pas. Ce sont donc bien les équipes sortantes qui continuent d’engager les dépenses. L’ordonnancement des dépenses et le vote des délibérations restent donc provisoirement assurés par l’équipe sortante quel qu’ait été le résultat de l’élection. Mais une copie d’un certain nombre de décisions doit désormais obligatoirement être envoyée aux nouveaux élus, même s’ils n’entrent pas en fonction (article 19, alinéa XIV de la loi). Ces décisions sont celles « prises sur le fondement de l’article L 2122-22 du CGCT » (attributions exercées au nom de la commune par le maire sur délégation du conseil municipal).

Ordonnances à venir

De nombreuses ordonnances vont être prises dans les jours et les semaines à venir, et certaines traiteront spécifiquement des finances locales. Ainsi, la loi prévoit que le gouvernement pourra prendre par ordonnance des mesures concernant les règles d’adoption des documents budgétaires, les dates limites d’adoption des délibérations relatives aux taux, aux tarifs et à l’assiette des impôts directs locaux et des redevances (habituellement le 15 ou le 30 avril), ainsi qu’aux règles concernant la responsabilité des comptables publics.

Rappelons enfin que la loi suspend les « contrats de Cahors » : les 321 collectivités soumises à l’interdiction de dépasser les 1,2 % d’augmentation des dépenses de fonctionnement par an pourront, cette année, dépasser ce chiffre sans risquer de pénalité financière.

Par conséquent les subventions accordées aux associations seront bien versées en 2020 et ce malgré les éventuelles annulations constatées. Cependant, cela ne garantie en rien son renouvellement automatique en 2021 surtout si cette subvention concernait une animation annulée.

 

 

2/ Peut-on invoquer le cas de Force Majeure pour ne pas honorer une facture d’une prestation annulée à cause des mesures pour limiter le développement du Covid-19 ?

Cette solution qui semble simple n’est pas celle préconisée par votre fédération, qui travaille actuellement avec les représentants des artistes et de l’ensemble des prestataires de la fête, des chambres consulaires et des représentants de l’Etat, pour trouver des solutions justes solidaires et équitables afin de préserver l’intégrité de vos associations et l’activité économique.

Nous vous faisons néanmoins part d’éléments de réponse ci-dessous, en collaboration avec notre partenaire JURIDICA.

Qu’est-ce que la force majeure ?

La force majeure est définie par l’article 1218 du Code civil : « Il y a force majeure en matière contractuelle lorsqu’un événement échappant au contrôle du débiteur, qui ne pouvait être raisonnablement prévu lors de la conclusion du contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées, empêche l’exécution de son obligation par le débiteur.

Si l’empêchement est temporaire, l’exécution de l’obligation est suspendue à moins que le retard qui en résulterait ne justifie la résolution du contrat. Si l’empêchement est définitif, le contrat est résolu de plein droit et les parties sont libérées de leurs obligations dans les conditions prévues aux articles 1351 et 1351-1 ».

Rappelons que l’événement doit être :

– irrésistible

– imprévisible

– extérieur

NB : les parties peuvent convenir contractuellement d’atténuer la définition de la force majeure, voire dans certains cas renoncer à s’en prévaloir.

Dans quels cas la force majeure ne peut-elle pas être invoquée ?

1/ Si l’épidémie préexiste au moment de la conclusion du contrat

Dans le contexte actuel du coronavirus, cette question se pose pour les contrats récemment conclus.

Pour le moment, aucun jugement n’est venu trancher cette question afin de déterminer le point de départ des mesures d’anticipation qui auraient pu ou dû être prises dans le cadre des contrats : à partir de la qualification par l’OMS de risque grave ou de pandémie ? à partir de l’arrivée du virus en France ? en Europe ? en Chine ?

2/ Si la zone n’est pas touchée ou à proximité des zones impactées

Il existe des jugements anciens intervenus dans des circonstances comparables. L’un d’eux avait indiqué que l’escale dans un pays voisin d’une zone d’épidémie de peste ne représente pas un risque tenant à la force majeure (Paris, 25 juill. 1998, Tour Hebdo n° 944, 2 juin 2000, cité eod. loc.).

Par conséquent, il vous est tout à fait possible d’invoquer cette cause pour ne pas payer tout ou partie d’un contrat signé et annulé à cause du coronavirus.

Néanmoins, sachez que la jurisprudence en la matière étant inexistante, des interprétations de textes restent possible…

La FNCOF vous conseille fortement de négocier avec votre prestataire afin de trouver une solution solidaire et convenable pour les deux parties.

La FNCOF peut vous accompagner dans ses discussions.

 

3/ L’Assemblée Générale de l’association a été annulée en raison du confinement. Il parait difficile de la programmer avant le mois de juin. Or, je suis dans l’obligation, en raison d’une subvention obtenue, de fournir à la collectivité qui nous subventionne les comptes annuels, les rapports financiers et d’activité adoptés en AG avant le 30 juin. Un délai supplémentaire, sera-t-il accordé ?
Cette question se pose également pour les associations qui ont l’obligation légale d’établir les comptes annuels dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice.

 

Nous vous faisons part d’éléments de réponse ci-dessous, en collaboration avec notre partenaire la Cofac.

Le 18 mars 2020, le gouvernement a présenté un projet de Loi habilitant le Premier Ministre à prendre, par ordonnances, des mesures d’urgence économique, il est encore en cours de navette avec le Sénat mais sera voté la semaine prochaine. Les ordonnances donneront les dispositions pratiques à mettre en œuvre. Nous reviendrons vers vous aussitôt que cela sera fait.

Nous avons eu l’assurance que les Assemblées générales, conseil administration des associations seront bien concernés.

Ce point sera traité par une disposition qui aura pour objectif de :

– Simplifier et d’adapter les conditions dans lesquelles les assemblées et les organes dirigeants des personnes morales de droit privé se réunissent et délibèrent.

Même si vos statuts ne permettent pas les convocations et réunions dématérialises, elles devraient devenir légales dès la mise en application de l’Ordonnance.

– Simplifier les règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et autres documents à déposer ou publier. Ainsi, Les votes numériques seront pris en compte et sécurisés juridiquement.

Concernant les justifications et bilans de l’utilisation des fonds publics que vous avez perçus, s’il s’agit d’une subvention de l’État ou de ses services déconcentrés (Drac, Drjscs ou autres) nous avons demandé que des reports soient accordés. Ce qui a été acté. Concernant les subventions des collectivités territoriales, la demande est en cours auprès de l’ARF, l’ADF et l’AMF mais chaque collectivité est libre de s’administrer comme elle le souhaite. Cependant vous pouvez demander un report du dépôt et du bilan de l’action directement auprès de la collectivité qui vous l’a accordée en vous appuyant sur la réponse de l’État. (Qui devrait reporter d’avril à juin ces dépôts de justifications).

La FNCOF reste à votre disposition.

 

4/ Questions/réponses sur le sujet du report de l’assemblée générale.

Puis-je reporter l’Assemblée Générale de mon association ?

Oui, dans les conditions définies par ordonnance.

L’article 11 de la loi d’urgence relative à l’épidémie de Coronavirus précise qu’il sera procédé à une « simplification et adaptation des conditions dans lesquelles les assemblées et les organes dirigeants collégiaux des personnes morales de droit privé et autres entités se réunissent et délibèrent ainsi que les règles relatives aux assemblées générales ».

L’ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 a prorogé de 3 mois les délais imposés par les textes législatifs ou réglementaires ou par les statuts de l’association. Cette mesure est applicable à partir du 12 mars 2020.

L’Assemblée Générale obligatoire pourra-t-elle être tenue à distance ?

Les Assemblées Générales obligatoires pourront être tenues à distance avec une formalité assouplie.

L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 a précisé que l’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire peut exceptionnellement se tenir sans que les membres de l’organisme soient présents physiquement, soit par conférence téléphonique, soit par conférence audiovisuelle.

Qui est habilité à prendre la décision ?

Il s’agit de l’instance ou de la personne désignée par les statuts ou éventuellement le règlement intérieur qui est compétente pour convoquer l’assemblée, tel que désigné par les statuts (voire du règlement intérieur) de l’association.

Pour quels objets de décision ?

Les assemblées peuvent statuer sur l’ensemble des décisions relevant de leur compétence telles qu’elles sont déterminées dans les statuts de l’association, essentielles à leur fonctionnement et dont l’ajournement pourrait avoir des conséquences significatives sur leur financement ou sur leurs membres.

C’est ainsi par exemple, que sont concernées les décisions relatives à l’approbation des comptes.

L’ordonnance dédiée aux réunions et organes de délibérations.

Comment organiser une Assemblée Générale à distance ?

Comment communiquer un document ou une information préalablement à la tenue d’une assemblée ?

Il est possible de transmettre par message électronique à l’adresse indiquée par le membre, un document ou une information préalablement à la tenue d’une assemblée quand un membre en fait la demande et que la communication de ce document ou de cette information est prévue par les dispositions propres à chaque assemblée.

Quelles conditions de vote pour qu’une décision soit prise régulièrement ?

Les membres votent à l’assemblée selon les modalités prévues par les statuts. Cependant, l’instance ou la personne, désignée par les statuts (voire même par le règlement intérieur) pour convoquer l’assemblée, peut décider que sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité, les membres qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification.

Il est à noter que cette mesure est possible même si aucune clause des statuts ou du règlement intérieur ne le prévoit ou qu’une clause contraire s’y oppose.

Il est à noter également que les moyens techniques mis en œuvre doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations. En effet, la décision ne sera pas considérée comme étant prise régulièrement si les moyens de visioconférence ou de télécommunication ne respectent pas les caractéristiques permettant de garantir l’intégralité des débats. Il faut donc que l’organisme dispose des moyens techniques adéquats et notamment ceux permettant d’assurer l’identification des membres.

Quels moyens de convocation ?

Les membres sont convoqués par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure de l’assemblée, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits attachés à leur qualité de membre.

Attention : Si l’autorité compétente ou la personne déléguée a déjà accompli tout ou partie des formalités de convocation de l’assemblée avant le 25 mars 2020 (date d’entrée en vigueur de l’ordonnance) en vue d’une assemblée appelée à se tenir après cette date, et qu’il décide d’utiliser les mesures de tenue d’assemblée et de votes par conférence téléphonique ou audiovisuelle, les membres doivent en être informés par tous moyens permettant d’assurer leur information effective trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée.

Il est à noter qu’il n’est pas nécessaire de renouveler les formalités de convocation qui ont déjà été accomplies pour que la convocation soit considérée comme régulière.

Il est à noter aussi qu’il conviendra d’accomplir les formalités de convocation restant au jour de la décision conformément aux statuts (voire au règlement intérieur).

Puis-je repousser l’arrêté des comptes ?

Oui, dans les conditions définies par ordonnance.

L’article 11 de la loi d’urgence relative à l’épidémie de Coronavirus précise qu’il sera procédé à une « simplification, et adaptation des règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents que les personnes morales de droit privé et autres entités sont tenues de déposer ou de publier, notamment celles relatives aux délais ». L’ordonnance n°2020-318 du 25 mars 2020 prévoit que les associations, dont la clôture des comptes intervient entre le 30 septembre 2019 et le 24 juin 2020, peuvent appliquer les dispositions prévues par l’ordonnance, soit de proroger de trois mois les délais imposés par les textes législatifs ou réglementaires ou par les statuts sont prorogés de trois mois pour approuver les comptes et les documents qui y sont joints le cas échéant. Cette mesure prend effet à partir du 12 mars.

Pour les associations qui ont bénéficié de subvention de droit public et qui sont tenues de produire un compte rendu financier qui atteste de la conformité des dépenses affectées à l’objet de la subvention : le délai de six mois suivant la fin de l’exercice pour lequel la subvention a été attribuée est prorogé de trois mois. C’est ainsi qu’une association qui clôture des comptes intervient au 30 décembre 2020 pourra produire le compte rendu financier qui atteste de la conformité des dépenses affectées à l’objet de la convention à l’autorité administrative compétente jusqu’au 24 septembre 2020.